Une permanence téléphonique permet d’anticiper vos besoins ainsi que celui de l’appelant.
Il s’agit d’un service qui prend en charge vos appels entrants, en votre nom, selon vos consignes. Cela permet de filtrer les urgences, gérer les rendez-vous, informer vos patients ou clients et garantir une continuité dans l’accueil, même quand vous êtes indisponible.
Chez DSP ATOUTS, chaque appel est pris en charge par une secrétaire réelle, formée et à l’écoute.
Contrairement aux systèmes automatisés, nous offrons un accueil personnalisé, une compréhension fine des demandes et une relation humaine qui renforce la confiance.
Externaliser vos appels, c’est gagner en sérénité, mieux gérer votre temps et offrir un accueil professionnel, même en cas d’absence, de surcharge ou d’imprévus. Vous restez concentré sur votre cœur de métier pendant que nous assurons le lien avec vos interlocuteurs.
Gain de temps, d’argent et une diminution de la charge mentale
Nous adaptons nos réponses, nos priorités et notre organisation en fonction de vos consignes : tri des urgences, gestion de l’agenda, messages médicaux… Le service est entièrement personnalisé à votre spécialité et à votre manière de travailler.
Cela permet de réduire les interruptions, d’optimiser les consultations et de proposer un accueil continu, même en dehors de vos horaires. Vous améliorez ainsi votre organisation et la satisfaction de vos patients. Diminution de la charge mentale
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Un interlocuteur disponible, chaleureux et compétent dès le premier appel rassure, fidélise et reflète une image positive de votre cabinet. Chaque échange est soigné et adapté aux besoins spécifiques de vos interlocuteurs.
L’appel est décroché au nom de votre structure, identifiable grâce au SDA (numéro que nous vous attribuons). À chaque appel, nos secrétaires suivent précisément vos consignes : filtrage, prise de message, gestion de l’agenda, orientation selon l’urgence…
Tout est adapté à votre fonctionnement.
Nous avons une équipe dédiée qui permet de répondre à plusieurs appels simultanément. Notre effectif correspond et évolue en fonction de votre activité
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Chaque message est noté avec précision, selon vos attentes, puis transmis immédiatement par le canal que vous avez choisi (SMS, email, application…).
Oui, absolument. Vous définissez les règles de gestion selon vos priorités. Nous vous accompagnons pour les mettre en place de manière efficace.
Nos secrétaires sont formées à reconnaître les situations d’urgence selon vos critères. Vous nous indiquez les signes ou cas prioritaires, et nous les traitons en conséquence.
Oui. Si un appel devait échapper à la prise en charge (cas très rare), vous pouvez en être informé ou nous les contactons de nous même lorsque cela arrive.
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Nous renforçons notre disponibilité et nous adaptons nos effectifs en fonction de votre activité. Nos équipes sont préparées à absorber les pics d’appels sans perte de qualité.
Nous assurons un accueil téléphonique du lundi au vendredi de 8h00 à 19h15 sans interruption et le samedi matin de 8h00 à 12h30.
Oui, le service est flexible. Vous pouvez modifier vos plages de couverture selon votre planning, vos congés ou vos pics d’activité.
Nous pouvons également intervenir en débord de votre secrétaire physique lorsque celle-ci est occupé et ou déjà en communication.
Nous pouvons assurer une continuité totale pendant vos absences. Vos consignes sont ajustées en amont et nous nous chargeons d’informer vos patients ou clients selon vos souhaits.
L’installation est rapide. Une fois vos besoins identifiés, le service peut être opérationnel sous quelques heures seulement.
Oui, une période d’essai est possible pour vous permettre de découvrir le service dans des conditions réelles.
Oui, nos secrétaires sont formées à ces outils. Nous intervenons directement sur votre agenda en ligne, avec votre autorisation et selon vos règles.
Oui, tout à fait. Nous nous adaptons à votre méthode, que ce soit via une interface spécifique ou une organisation plus traditionnelle.
Nous nous occupons de tout. Nos équipes s’assurent que l’intégration soit fluide, sans impact pour vos patients ou votre fonctionnement quotidien.
Non, tous les appels sont pris en charge par des personnes humaines. Toutefois, nous utilisons des outils numériques pour optimiser le suivi et la transmission d’informations.
Oui, un tableau de bord peut vous être proposé avec des statistiques détaillées (volume d’appels, motifs, horaires, etc.).
La confidentialité est au cœur de notre métier. Tous nos échanges sont strictement confidentiels et traités avec le plus grand soin.
Oui, nous respectons scrupuleusement le RGPD ainsi que toutes les normes en vigueur liées à la gestion des données sensibles
Nous leur garantissons un traitement sécurisé et confidentiel de leurs informations, ce qui renforce leur confiance en votre structure.
Oui. Toutes nos collaboratrices sont formées aux règles de déontologie, de discrétion et de respect du secret professionnel.
Nos tarifs sont adaptés à votre activité, selon le volume d’appels et les services souhaités. N’hésitez pas à nous contacter pour un devis personnalisé.
Oui. Que vous soyez seul(e) ou dans une structure plus large, nous proposons des formules souples et évolutives.
Non. Nos formules sont sans engagement.
Non. Tout est transparent dès le départ.
Nos conseillers peuvent vous aider à évaluer l’impact du service sur votre organisation, votre temps et la satisfaction de vos patients ou clients.
Notre service offre flexibilité, continuité et réactivité, sans les contraintes de gestion d’un poste en interne. C’est un véritable complément ou une alternative selon vos besoins.
Un accueil humain, c’est une écoute active, de l’adaptation, de l’empathie… autant de qualités qu’un robot ne peut pas reproduire. Cela fait toute la différence dans la relation.
Sans oublié l’adaptabilité et la réflexion nécessaire a une bonne assistante.
Nous faisons de votre image notre priorité. Chaque appel est traité avec respect, professionnalisme et chaleur, dans la continuité de votre posture de praticien ou de professionnel.
Moins d’interruptions, une meilleure organisation, des patients plus satisfaits, et surtout… plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel.