De plus en plus de professionnels de la santé font face à une charge administrative croissante. Entre la gestion des appels, la prise de rendez-vous et les tâches de secrétariat, il peut être difficile de se concentrer sur l’essentiel : les patients. C’est pourquoi de nombreux cabinets optent pour un service de secrétariat médical externalisé, plus communément appelé télésecrétariat médical.
Cette solution moderne et efficace permet de déléguer la gestion administrative à des professionnels spécialisés, opérant à distance. Mais alors, qu’est-ce que ce télésecrétariat médical exactement et quels sont ses réels avantages ? À travers ce guide, vous obtiendrez toutes les réponses.
Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est un service de gestion de l’accueil téléphonique et des tâches administratives d’un cabinet médical, d’une maison de santé ou d’un centre de soins. En effet, au lieu d’avoir une secrétaire sur place, une équipe spécialisée en télésecrétariat médical gère à distance toutes les interactions avec les patients, en utilisant des outils de communication et de gestion modernes.
Ce service de secrétariat médical à distance prend en charge une large gamme de tâches, notamment :
- La gestion des appels entrants et sortants.
- La prise, la modification et l’annulation de rendez-vous.
- La gestion des messages urgents et non urgents.
- L’envoi de rappels de rendez-vous par SMS ou e-mail.
- La gestion de l’agenda partagé avec le professionnel de santé.
Les avantages clés du télésecrétariat pour votre cabinet
Le recours à un télésecrétariat médical n’est pas qu’une simple commodité, mais bien une véritable stratégie pour améliorer la productivité et la qualité de votre service.
Un gain de temps considérable
Déléguer la gestion des appels à un service de télésecrétariat vous libère du temps pour vos consultations. En d’autres termes, plus de distractions causées par le téléphone pendant un examen, plus de rappels à faire en fin de journée. De ce fait, vous pouvez vous concentrer entièrement sur votre cœur de métier.
Une réduction des coûts
Engager une secrétaire à temps plein représente un coût important (salaires, charges sociales, congés payés, mutuelle, etc.). En revanche, avec un télésecrétariat médical, vous payez uniquement pour le service dont vous avez besoin, souvent sous forme de forfait ou de facturation à l’appel. C’est une solution beaucoup plus flexible et économique.
Une permanence téléphonique sans faille
Un cabinet avec une secrétaire sur place n’est pas toujours joignable. En outre, le service de télésecrétariat assure une permanence téléphonique continue, même en dehors des heures d’ouverture, le week-end, et pendant vos vacances. Par conséquent, vos patients ont l’assurance d’avoir toujours quelqu’un au bout du fil, ce qui améliore leur satisfaction et la réputation de votre cabinet.
Une image professionnelle renforcée
Les télésecrétaires sont des professionnels formés à l’accueil téléphonique en milieu médical. D’ailleurs, ils utilisent un langage soigné et font preuve d’empathie, ce qui donne une image de sérieux et de qualité à votre cabinet. Qui plus est, ils utilisent des agendas connectés qui vous permettent de suivre l’activité en temps réel.
Une meilleure gestion des rendez-vous
Finalement, grâce aux logiciels performants utilisés par les services de secrétariat médical externalisé, vous bénéficiez d’une gestion optimisée de votre agenda. Les rappels de rendez-vous par SMS réduisent significativement le nombre de rendez-vous manqués, ce qui maximise votre efficacité.
À qui s’adresse ce service ?
Le télésecrétariat médical est une solution adaptée à de nombreux profils :
- Médecins généralistes et spécialistes (dentistes, kinésithérapeutes, ostéopathes, etc.) qui souhaitent se concentrer sur leurs patients.
- De même, les jeunes professionnels de santé qui démarrent leur activité et ne disposent pas du budget pour une secrétaire à temps plein.
- Ainsi que les Maisons de santé pluridisciplinaires cherchant à centraliser et harmoniser la gestion des appels pour plusieurs praticiens.
Comment choisir son service de télésecrétariat ?
Pour faire le bon choix, vérifiez les points suivants :
- La spécialisation : Le service est-il spécialisé dans le domaine du secrétariat médical à distance ?
- La flexibilité : Les forfaits proposés s’adaptent-ils à votre volume d’appels ?
- Les outils : Le service utilise-t-il des logiciels modernes et des agendas en ligne comme Doctolib, Maiia …
- La réputation : Enfin, consultez les avis d’autres professionnels de santé ayant recours au télésecrétariat.
Le télésecrétariat médical est bien plus qu’une simple aide administrative ; c’est en fait un partenaire stratégique pour tout professionnel de la santé cherchant à optimiser son temps, à réduire ses coûts et à offrir un service de meilleure qualité à ses patients. En somme, en externalisant ces tâches, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et faire prospérer votre cabinet.